БИТ Отель

БИТ:Отель 8 – это комплексное и простое в использовании решение для автоматизации предприятий сферы гостиничного бизнеса в соответствии с российским законодательством. БИТ:Отель 8 выбрали уже более 200 гостиничных предприятий в разных регионах России: от Краснодара до Владивостока.

Данный продукт предназначен для сетевых и несетевых гостиниц, отелей, мини-отелей, хостелов, санаториев, пансионатов, домов отдыха и общежитий.

БИТ:Отель 8 позволит решить весь спектр ключевых задач по управлению отелем:

• построить единую систему управления гостиницей с разграничением прав доступа для администратора, бухгалтера и управляющего отеля;
• обеспечить ведение управленческого, оперативного, складского, бухгалтерского и налогового учета в единой базе;
• построить гибкую систему бронирования, включающую быстрый поиск номера, прямую отправку подтверждения брони на электронную почту клиента, автоматический расчет стоимости проживания, а также групповое бронирование и интернет-бронирование;
• внедрить систему контроля над деятельностью всех служб отеля за счет сохранения истории работы со всеми документами;
• автоматизировать систему взаиморасчетов с клиентами (наличные, банковские карты, безналичный способ оплаты);
• обеспечить получение руководством отеля актуальных показателей деятельности отеля с различной детализацией, оперативных аналитических и статистических отчетов;
• вести бухгалтерскую документацию в соответствии с требованиями российского законодательства за счет получения данных служб бронирования и размещения гостей.
• Бронирование и заселение
• одним документом совершаются ключевые операции по обслуживанию клиентов: бронирование, размещение, переселение, продление проживания, выезд гостей и взаиморасчеты с клиентами;
• наглядное отражение состояния номерного фонда в «шахматке» с помощью настройки цветов (бронь, заселен, выехал, ремонт, есть долг по проживанию);
• подтверждение брони по электронной почте напрямую из программы;
• взаимодействие программы с модулем интернет-бронирования;
• оперативное снятие брони в случае ее неподтверждения;
• быстрый подбор номера по классу, этажу, корпусу, статусу уборки номера;
• гибкая система настроек раннего заезда и позднего выезда актуальных для гостиниц в России: по законодательству, вручную, почасовой расчет, расчет процентом;
• бронирование не только номеров, но и других помещений (конференц-зал, процедурный кабинет, сауна, солярий и.т.п.).

Управление номерным фондом

• ведение учета особенностей номерного фонда (корпуса, этажи, номера, места в номерах, описание характеристик номера);
• отражение статуса ремонта номеров, составление расписания технологических перерывов помещений на «шахматке» (актуально для санаториев);
• возможность отражать операции по уборке как номеров в целом, так и по местам (актуально для хостелов, санаториев, общежитий). Проведение как периодической уборки номеров и мест, так и генеральной уборки при выезде клиента;
• оперативное отображение в «шахматке» актуальной информации о состоянии уборки номеров;
• планирование работы горничных: формирование отчета по состоянию номерного фонда по этажам.

Система лояльности

• быстрый поиск гостей отеля в базе системы по различным критериям: персональным данным, периоду проживания, номеру брони, дисконтной карте;
• гибкая система скидок: дисконтные карты, индивидуальные разовые скидки и скидки на определенный период времени;
• всплывающие подсказки администратора при наведении на бронь (телефон, комментарий, статус гостя, скидки, агент и т.д.);
• система напоминаний по определенному номеру, гостю (например, разбудить, заказать такси, поздравить с днем рождения определенного числа и времени);
• сохранение информации о предпочтениях и пожеланиях гостей;
• определение статуса гостя и контрагента, ведение «черного», «VIP» и т.п. списков гостей.

Маркетинг

• осуществление напрямую из программы электронных рассылок с информацией о специальных предложениях отеля, поздравлениями с праздниками и.т.п.;
• анализ информации по каждому гостю и контрагенту отеля.

Учет иностранных и российских граждан

• регистрация иностранных граждан в журнале регистрации;
• электронная отправка уведомлений в УФМС (выгрузка данных в АСУ «Курьер», «Сфера»);
• выгрузка в УФМС по гражданам РФ.

Взаиморасчеты

• различные формы оплаты: наличный, безналичный расчет, эквайринг (по банковским картам);
• автоматический расчет стоимости проживания и дополнительных услуг;
• гибкая система тарификации, возможность установки цен на разные сезоны;
• учет подселения других гостей в этот же номер при совместной или раздельной оплате счетов;
• формирование всей необходимой документации для проведения взаиморасчетов (счета, счета-фактуры, акты на оказание услуг);
• начисление и выплата агентских вознаграждений;
• отображение задолженностей по оплате услуг и проживанию гостей;
• проведение взаиморасчетов для клиентов, не проживающих в отеле, но пользующихся его услугами (оплата банкетов, аренда конференц-залов).

Ценообразование

• формирование тарифной сетки с выводом прейскуранта стоимости путевок (актуально для санаториев);
• установка цен в зависимости от сезона;
• установка процента вознаграждения для туристических агентств, а также скидок для других юридических лиц.

Бухгалтерия

программа «БИТ:Отель 8» полностью интегрирована в типовую конфигурацию «1С Бухгалтерия 8» и имеет с ней единую информационную базу, что исключает какие-либо выгрузки и двойной ввод данных.

• автоматическое формирование бухгалтерских документов на основании данных служб бронирования и размещения гостей;
• совершение банковских операций: система предоплаты, взаиморасчеты с контрагентами, платежные документы, банк-клиент;
• расчет заработной платы работников (средствами типового функционала 1С:Бухгалтерия 8).

Отчеты

• формирование аналитических отчетов: аналитика по гостям и клиентам (проживание в гостинице, статус гостей на дату, история гостя, расписание процедур клиента и.т.п), аналитика по номерному фонду (размещение за день, анализ брони, технологические перерывы, загрузка номерного фонда и.т.п);
• составление универсальных отчетов по произвольным источникам данных;
• формирование финансовых отчетов для анализа как планируемых, так и фактических доходов отеля с детализацией по периодам, классам и номерам проживания;
• наличие регламентированных форм отчетности.

Контроль над персоналом

• сохранение всей истории работы с документами бронирования, размещения (когда был изменен документ, кем, что именно изменилось в документе);
• отчет по журналу изменений в документах бронирования.

Специализированные печатные формы

• «Анкета гостя» – форма 1-Г, форма 5
• «Счет на оплату» – форма 3-Г
• «Карта гостя» – форма 4-Г
• «Акт о порче имущества гостиницы» – форма 9-Г
• «Журнал регистрации иностранных граждан» – форма 2-Г
• «Сведения о деятельности коллективного средства размещения» – Форма 1 – КСР
• «Уведомление о прибытии иностранного гражданина».